Dalam mengembangkan ICS, petani harus terbiasa dalam kerja organisasi dan mencatat atau mendokumentasikan semua kegiatan terkait usaha taninya, mulai dari proses produksi sampai pasca panen sesuai standar organik yang disepakati bersama.

Untuk mengakses pasar, petani organik harus memenuhi persyaratan sertifikasi. Bagi petani skala kecil, kendala untuk mendapatkan sertifikasi organik adalah biayanya yang cukup tinggi dan tingkat kerumitan dalam memahami dokumen-dokumen. Selain itu, skala usaha individual petani kecil tidaklah cukup realistis untuk membayar biaya sertifikasi tersebut.  Oleh karenanya, IFOAM menginisiasi lahirnya sertifikasi kelompok melalui Sistem Pengawasan Internal atau Internal Control System (ICS) yang dapat diterima oleh skema sertifikasi pihak ketiga.
Secara prinsip sertifikasi kelompok menggeserkan tanggung jawab inspeksi yang dilakukan oleh eksternal dan internal kelompok. Selain itu mengatur praktik – praktik yang dilakukan oleh individu petani yang tergabung dalam program sertifikasi oleh kelompok.  Sertifikasi kelompok ini diharapkan menjadi salah satu alat untuk mengatasi kendala mutu produk dan kelembagaan petani yang masih lemah.
Prinsip dasar dari pengembangan ICS adalah untuk memfasilitasi kelompok petani kecil menghasilkan produk organik berkualitas sesuai standar dan akhirnya bisa mendapatkan penjaminan (sertifikasi) baik dari lembaga sertifikasi pihak ketiga maupun sistim sertifikasi komunitas.
Syarat dari sertifikasi kelompok petani kecil adalah unit usahatani dikelola oleh tenaga kerja keluarga, pendapatan usahatani tidak cukup untuk membayar biaya sertifikasi, keseragaman anggota kelompok petani baik lokasi geografis, sistem produksi, ukuran kepemilikan lahan dan sistem pemasaran. Biasanya petani skala menengah juga bisa menjadi anggota kelompok dengan persetujuan kelompok dan diinspeksi oleh lembaga sertifikasi organik.
Dalam mengembangkan ICS, petani harus terbiasa dalam kerja organisasi dan mencatat atau mendokumentasikan semua kegiatan terkait usaha taninya, mulai dari proses produksi sampai pasca panen. Selain berorganisasi dan mencatat, petani juga harus menyepakati dan memenuhi standar organik yang telah disusun bersama serta bersedia menerima sanksi bila terjadi ketidaksesuaian dengan standar tersebut.
Catatan atau dokumentasi semua kegiatan pertanian ada di tiap petani dan staf ICS. Jika petani buta huruf, staf ICS bisa membantu mencatat dan menyimpan. Formulir dan administrasi dokumen harus sesuai dengan standar Lembaga Sertifikasi Organik (LSO) tapi dengan ICS bisa membuat dokumen lebih sesuai dengan petani.
Dokumen yang perlu dimiliki petani adalah surat kontrak ICS, Standar Organis Internal, kuesioner isian data usahatani, catatan pemakaian asupan kimia terakhir dan data panen, isian ceklist dari LSO, catatan pelatihan pertanian organik yang diikuti dan peta lahan yang semuanya dimasukkan dalam satu map.
Dalam ICS, kegiatan inspeksi internal dilakukan untuk semua anggota kelompok tani minimal setahun sekali. Minimal ada satu dokumen inspeksi tiap tahun kalender. Inspeksi internal memastikan standar telah dilaksanakan. Inspeksi dilakukan dengan kehadiran petani atau wakilnya dengan waktu yang tepat. Semua petani harus sudah diinspeksi sebelum panen. Inspeksi internal biasanya dilakukan pada saat kritis atau rawan pelanggaran (pembungaan, dekat panen, dsb) dan mengecek waktu yang tepat untuk estimasi hasil.
Beberapa aspek yang akan mendukung keberhasilan ICS adalah infrastruktur, informasi pasar, jaringan pemasaran, mediasi, perundingan (negosiasi), permodalan, dan peraturan-peraturan yang ada (standar dan norma budaya lokal). Untuk mendukung dinamisnya fungsi kelembagaan penjaminan produk anggota, haruslah ada pengembangan kemampuan (kapasitas) yang berkelanjutan untuk badan (organ) ICS itu sendiri.
Workshop Pembentukan dan Pelatihan ICS di Desa Nanga Yen
Dalam mengembangkan pertanian berkelanjutan di Desa Nanga Yen, Kecamatan Hulu Gurung, Kabupaten Kapuas Hulu, Kalimantan Barat, petani juga mengenal dan mengembangkan ICS dalam mempersiapkan menuju pertanian organik ke depan. Pelaksanaan workshop pembentukan dan pelatihan ICS oleh Aliansi Organis Indonesia (AOI) berlangsung di Balai Pertemuan Desa Nanga Yen selama 3 hari pada 23 – 25 September 2016. Ada sekitar 30 orang peserta perwakilan dari Koperasi Uyab Bina Usaha, LPHD dan MABM Desa Nanga Yen yang hadir dalam kegiatan ini. Tim ICS yang terbentuk dan penerima manfaat ICS ini merupakan anggota koperasi di Desa Nanga Yen.
Kegiatan ini dilakukan dengan maksud dan harapan meningkatkan pemahaman peserta khususnya petani terkait dengan sistem penjaminan mutu produk organik yang dihasilkan petani dan perannya dalam menjaga maupun meningkatkan kepercayan konsumen terhadap produk yang dihasilkan petani, peserta memahami standar keorganikan dan ICS, peserta dapat merumuskan indikator keorganikan produk pertanian, tersusun struktur kelembagaan ICS kelompok tani dan adanya rencana tindak lanjut penguatan ICS.
Meskipun setelah dievaluasi pada akhir pelatihan, para petani (peserta) hanya memahami 40% dari materi yang yang disampaikan, namun ada beberapa pembelajaran yang dapat bermanfaat bagi petani yaitu mendapat informasi dan pengetahuan tentang teknis budidaya sesuai dengan kalender musim dan pengolahan pasca panen, sistem pengawasan internal (ICS), dan petani mampu merancang  modul panduan sistem pengawasan internal (ICS).(*)
 
Oleh: Setiyo, Fasilitator & Pendamping Kelompok Petani Organik Perkumpulan Lestari Mandiri Boyolali